一括登録する伝票番号を自動採番する

見積、受注、売上、発注、仕入などの伝票を一括登録するときに、ファイルで伝票番号を指定せず、天の蔵で自動採番する方法を説明します。

この記事では売上伝票一括登録の画面を例に説明します。見積、受注、発注、仕入などの一括登録でも、伝票番号の設定方法は共通です。

事前に確認する

自動採番される番号は、伝票番号設定と取引先マスタの伝票採番区分に従います。採番する番号や、売上番号・仕入番号を取引先ごとに分ける場合は、先に設定を確認してください。

また、一括登録ファイルには対象伝票の必須項目を入力します。売上伝票の場合は、「取引形態」に「掛売上」「現金売上」「都度請求」のいずれかを入力してください。

一括登録する伝票番号を自動採番する

1. 登録する伝票の一覧画面を開き、「一括登録」をクリックします。
2. 「ファイルの準備」で取込ファイルの仕様を確認し、一括登録するファイルを用意します。
3. 「ファイルのアップロード」でファイルを選択し、「次へ」をクリックします。
4. 「項目の対応付け」で、伝票番号の対応付けを「-」にします。
5. 伝票番号欄の「自動採番する」にチェックを入れます。

ファイルの伝票番号セルを空欄にしただけでは、自動採番の指定になりません。伝票番号の対応付けを「-」にし、「自動採番する」にチェックが入っていることを確認してください。

6. 「プレビュー」をクリックします。
7. 伝票件数、明細数、エラー件数を確認します。
8. 登録する伝票を選択し、「○件の伝票を登録」をクリックします。
9. 「登録を開始」をクリックします。

ファイルをアップロードし直したときは、「自動採番する」のチェック状態をもう一度確認してください。

伝票件数と明細数を確認する

伝票番号をファイルから対応付けない場合、出荷先、得意先注文番号、摘要などの伝票単位の情報が一致し、行が連続している明細を1つの伝票として扱います。

• 同じ伝票にする明細は、伝票単位の情報をそろえて連続する行にします。
• 摘要などの伝票単位の情報が異なる行は、別の伝票として扱われます。
• プレビューで想定した伝票件数と明細数になっていることを確認してから登録します。

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